Sponsoren anschreiben: Darauf müssen Sie achten

Form & Layout

In der Regel wird das Anschreiben als E-Mail versendet. Wichtig sind hierbei folgende Punkte:

• Seriöser Absender-Name (also nicht schnucki48@web.de sondern hans.meier@sportverein-meierstadt.de).
• Ein prägnanter, kurzer Betreff („Anfrage wegen Sponsoringpartnerschaft“).
• E-Mail-Signatur: Diese sollte Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktdaten enthalten, damit Ihr Ansprechpartner Sie zum Beispiel bei Rückfragen schnell anrufen kann. Idealerweise steht auch die Adresse Ihrer Vereinswebsite in der Signatur. Ohne Signatur wirkt Ihr Anschreiben unprofessionell!

Inhaltlicher Aufbau

So wichtig die Form Ihres Anschreibens für den ersten Eindruck ist – letztlich kommt es auf den Inhalt an.

Anrede

„Sehr geehrte Damen und Herren...“ – diese unpersönliche Anrede sollten Sie unbedingt vermeiden. Machen Sie bei einem ersten, kurzen Telefonat, der sogenannten Sponsoren-Anfrage, den Ansprechpartner für Sponsoringthemen ausfindig. So können Sie die richtige Kontaktperson gezielt adressieren. Mit der persönlichen Anrede im Schreiben zeigen Sie, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, den richtigen Ansprechpartner zu ermitteln, und dass Sie kein Massenanschreiben versenden.

Informationen zum Sponsoring-Projekt

Geben Sie dem Adressaten zunächst Informationen zum Projekt: Welche Art Verein sucht welche Art der Unterstützung?

Gute Argumente für eine Zusammenarbeit

Liefern Sie bereits im Anschreiben überzeugende Sponsoring-Argumente: Was macht Ihren Verein besonders? Warum wäre eine Sponsoringpartnerschaft mit Ihrer Mannschaft gewinnbringend für den Sponsor? Interessant sind für den Sponsor zum Beispiel Angaben zu Ihrer Zielgruppe (Wer sind Ihre Fans? Wie viele Personen erreichen Sie?) und zu Ihrem Einzugsgebiet, Ihrer räumlichen Reichweite (In welcher Liga spielt Ihr Verein? Welche Gemeinden/Stadtteile/Städte erreichen Sie?).

Kooperationsmöglichkeiten

Beschreiben Sie, welche Formen der Kooperation möglich wären. Überlegen Sie vorab, was für die jeweilige Firma besonders relevant sein könnte: zum Beispiel Service-Rechte bei Ihren Veranstaltungen (Ausschank, Catering und anderes) oder die Platzierung von Werbung auf Ihren Trikots, Ihrer Website, auf Merchandising-Artikeln oder Sportgeräten.

Abschluss

Schließen Sie Ihr Anschreiben mit einer Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“) und Ihrem Namen. Im Brief unterschreiben Sie handschriftlich, bei einer E-Mail ergänzen Sie unbedingt Ihre Signatur mit allen Kontaktdaten.

Tipps für Ihr Sponsorenanschreiben

Damit Ihre Sponsorensuche von Erfolg gekrönt ist, beherzigen Sie folgende Tipps:

• Versenden Sie keine Massenmails – schreiben Sie eine Auswahl an Unternehmen, die als Sponsoren gut zu Ihrem Sportverein passen könnten, gezielt an.
• Treten Sie selbstbewusst auf: Sie sind kein Bittsteller – sondern ein gleichberechtigter Partner, der dem Sponsor auch eine interessante Gegenleistung zu bieten hat.
• Sprachlich ähnelt das Sponsoring-Anschreiben einem geschäftlichen Brief: Sie siezen, verzichten auf Umgangssprache und schreiben fehlerfrei. Lassen Sie das Anschreiben vor dem Versenden von mindestens einer Person gegenlesen – Grammatik- oder Rechtschreibfehler sind ein No-Go!
• Falls Sie innerhalb einer Woche keine Antwort erhalten, haken Sie höflich nach. Möglicherweise sind die Unterlagen nicht angekommen oder untergegangen.
• Setzen Sie sich im Vorfeld mit dem Unternehmen und seinen Werten auseinander. So können Sie im Anschreiben gezielt auf Gemeinsamkeiten eingehen beziehungsweise zeigen, dass Sie sich mit Ihrem potenziellen Sponsor bereits beschäftigt haben.
• Das Anschreiben soll beim Adressaten Neugier auf Ihr beigefügtes Sponsoringkonzept wecken – Sie müssen also noch nicht ins Detail gehen. Deuten Sie aber besonders reizvolle Aspekte bereits an.

Zusammen mit dem Anschreiben versenden Sie Ihr Sponsoringkonzept. Darin legen Sie ausführlich dar, wie Sie sich die Sponsoringpartnerschaft vorstellen und warum diese für das Unternehmen vielversprechend ist. Lesen Sie dazu unseren Beitrag „So erstellen Sie ein strategisches Sponsoringkonzept“.